Las cuentas anuales se regulan ahora principalmente en los AA. 253 y siguientes de esta Ley para las Sociedades de Capital, esto es, Sociedades Anónimas, Sociedades de Responsabilidad Limitada y Sociedades Comanditarias por Acciones. Junto a ello, deberemos considerar los AA. 34 y siguientes del Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad, aprobado por Real Decreto de 16 de noviembre de 2007.
La formulación de las cuentas anuales es una obligación de los administradores y los documentos que los forman deberán ser firmados por todos los administradores.
Dichos documentos son “el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria”. Son los mismos que actualmente incluye el A. 34.1 CCom, que también recoge que deben ser una unidad y deben ser formulados con claridad y “mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad”. Además, las partidas que contienen “deberán aparecer por separado, en el orden en ellos indicado”.
El contenido de todos ellos sigue siendo el mismo que incluye el CCom. Lo que sí incluye es la regulación tanto del Balance y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Abreviados como de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias Abreviadas así como la regulación general de la memoria y del informe de gestión.
Comenzando por examinar la Memoria, ésta "completará, ampliará y comentará el contenido de los otros documentos que integran las cuentas anuales" (A. 35.5 CCom). El A. 260 incluye el contenido de la memoria que antes no se recogía en el CCom y termina regulando la memoria abreviada.
Pasando a la regulación del informe de gestión, éste habrá de contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres a las que se enfrenta. Dicha exposición consistirá en un análisis equilibrado y exhaustivo de la evolución y los resultados de los negocios y la situación de la sociedad, teniendo en cuenta la magnitud y la complejidad de la misma. Informará igualmente sobre los acontecimientos importantes para la sociedad ocurridos después del cierre del ejercicio. Las sociedades que formulen cuentas abreviadas no estarán obligadas a elaborar el informe de gestión.
Un capítulo fundamental en la regulación de las Cuentas Anuales es sin duda, el control que se realice sobre ellas para verificar que efectivamente responden a la realidad de la empresa, verificación que se encuentra regulada en los AA. 263 y siguientes. Se atribuye esta tarea, consistente en comprobar si las cuentas anuales ofrecen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad, al auditor de cuentas. Se completa su regulación con el contenido de la Ley de Auditoría de Cuentas de 12 de julio de 1988.
El auditor podrá ser nombrado por la junta general, el Registrador Mercantil o por el Juez.
La junta general deberá nombrarlo antes de que finalice el ejercicio a auditar, por un período de tiempo inicial, que no podrá ser inferior a tres años ni superior a 9 a contar desde la fecha en que se inicie el primer ejercicio a auditar, pudiendo ser reelegido sólo por períodos máximos de 3 años. La junta podrá designar a una o varias personas físicas o jurídicas que actuarán conjuntamente.
El Registrador Mercantil lo nombrará cuando la junta general no hubiera nombrado al auditor antes de que finalice el ejercicio a auditar, debiendo hacerlo, o cuando la persona nombrada no acepte el cargo o no pueda cumplir sus funciones, a petición de los administradores o, en las sociedades anónimas, del comisario del sindicato de obligacionistas. Si se trata de sociedades que no estén obligadas a someter sus cuentas a supervisión por auditor, los socios que representen, al menos, al 5% del capital social, podrán solicitar también su nombramiento.
El nombramiento judicial sólo tendrá lugar cuando concurra justa causa, a petición de los administradores sociales o de las personas legitimadas para solicitar el nombramiento de auditor.
El auditor tiene derecho principalmente a su remuneración, según lo dispuesto en la Ley de Auditoría de Cuentas, sin que pueda percibir ningún otro beneficio por la labor de verificación. A su vez como principal obligación, deberá emitir un informe detallado sobre el resultado de su actuación de conformidad con la normativa reguladora de la auditoría de cuentas, en un plazo máximo de un mes, contado desde que le fueren entregadas las cuentas firmadas por los administradores.
La legitimación para exigir responsabilidades frente a la sociedad al auditor de cuentas se regirá por lo dispuesto para los administradores de la sociedad.
Por último, dedicaremos un breve apunte a la aprobación de las cuentas (AA. 272ss) y a la aplicación del resultado. Respecto de la primera, será la Junta General la competente para ello y, a partir de la convocatoria de la Junta General, cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la misma, así como en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas.
La Junta también es competente para realizar la aplicación del resultado, aunque la Ley incorpora una serie de límites cuantitativos:
- Una vez cubiertas las atenciones previstas por la ley o los estatutos, sólo podrán repartirse dividendos con cargo (i) al beneficio del ejercicio, o (ii) a reservas de libre disposición, si el valor del patrimonio neto no es o, a consecuencia del reparto, no resulta ser inferior al capital social. A estos efectos, los beneficios imputados directamente al patrimonio neto no podrán ser objeto de distribución, directa ni indirecta.
- Si existieran pérdidas de ejercicios anteriores que hicieran que ese valor del patrimonio neto de la sociedad fuera inferior a la cifra del capital social, el beneficio se destinará a la compensación de estas pérdidas.
- Se prohíbe igualmente toda distribución de beneficios a menos que el importe de las reservas disponibles sea, como mínimo, igual al importe de los gastos de investigación y desarrollo que figuren en el activo del balance.
- Deberá dotarse, además, una reserva indisponible equivalente al fondo de comercio que aparezca en el activo del balance, destinándose a tal efecto una cifra del beneficio que represente, al menos, un cinco por ciento del importe del citado fondo de comercio. Si no existiera beneficio, o éste fuera insuficiente, se emplearán reservas de libre disposición.
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